Visuele templates gebruiken, hoe doe je dat?

Visuele templates zijn mijn favoriete tool voor zakelijk tekenen! Met deze visuele werkvorm maak je ruimte voor creativiteit, je creëert structuur en laat mensen krachtiger samenwerken. Met meer plezier en betere resultaten als gevolg. Maar wat zijn visuele templates eigenlijk? En waarom werkt deze manier van samenwerken zo goed? Hoe kun je zelf eenvoudig aan de slag om je werksessies een boost te geven met visuele templates? Ik neem je mee in mijn ervaringen en gedachten over het werken met deze visuele tool!

Dit blog is voor het eerst gepubliceerd op 24 maart 2021 en is met de laatste inzichten geüpdatet op 9 juli 2023.

Wat is een visueel template?

Een visueel template is een krachtig hulpmiddel om op een visuele manier samen te werken. Denk aan een (groot) papier met daarop een horizon met mijlpalen, een vuurtoren als baken van licht of een luchtballon die opstijgt. Aan de hand van kernvragen en een visuele metafoor ga je aan de slag. Een goed visueel template neemt je stapsgewijs mee in het onderwerp. Het template maakt alle gedachten en ideeën zichtbaar en helpt om het gesprek te structureren. Ontwerp je een werksessie aan de hand van een visueel template? Dan ontstaat er meer ruimte voor creatieve ideeën, kom je makkelijker tot overzicht, inzicht én een volgende stap. Visuele templates zijn ideaal voor mensen die houden van structuur én creativiteit!

Wie gebruikt visuele templates?

Visuele templates worden vaak ingezet door mensen die groepen begeleiden. Bijvoorbeeld docenten, trainers, begeleiders, projectleiders, facilitators, procesbegeleiders en workshopleiders.

Maar ook als je niet met groepen werkt kun je visuele templates uitstekend gebruiken. Visuele templates zijn ontzettend goed geschikt om je eigen gedachten te structureren. Of om meer grip te krijgen op je plannen en om je ideeën eenvoudiger te delen. Bijvoorbeeld als je een complex tijdspad uit moet denken waarbij veel partijen betrokken zijn.

Ik gebruik regelmatig visuele template als basis voor een overleg of een creatieve werksessie. In al die tijd ben ik eigenlijk nog niemand tegen gekomen die niet uit de voeten kon met deze manier van werken. Sterker nog, de meeste mensen vinden het een verademing om op deze manier te werken. Ze overzien de structuur van het gesprek en kunnen daardoor vrijer denken. Bovendien is het een heerlijk gevoel om met elkaar een gevuld template te creëren.

Wat is de basis van elk visueel template?

De basis van elk visueel template bestaat uit twee dingen, namelijk kernvragen en een visuele structuur.

Kernvragen

In elk visueel template staan 1 of meerdere kernvragen centraal. Het zijn de vragen die je (met elkaar) moet beantwoorden om tot een oplossing te komen van het probleem.

Bijvoorbeeld:

• Welke stappen moeten we zetten om onze ambities te realiseren?
• Hoe kunnen we als team beter samenwerken?
• Waar leggen we de focus volgend jaar?
• Kiezen we voor optie A of optie B?

Een goed visueel template stelt de juiste vragen. Door het beantwoorden van die kernvragen bereik je je doel. Ga je zelf een visueel template ontwerpen? Vraag jezelf dan af welke vraag centraal staat. Waar wil je antwoord op?

Visuele structuur  

Een visueel template bestaat meestal uit 1 vel papier (groot of klein) waarop alles genoteerd wordt. Alleen al doordat alles in één keer te overzien is, ontstaat meer overzicht. Maar je kunt nog meer overzicht creëren met metaforen.

Metaforen zijn impliciete vergelijkingen. Een metafoor is een beeldspraak waarbij je een woord of beeld gebruikt voor iets waarmee het overeenkomst vertoont.

Een schip op zee kan een metafoor zijn voor het plannen van een project, een ontwikkelingstraject, een probleemanalyse of het realiseren van ambities. Een boom kan een metafoor zijn voor groei, ontwikkeling of een organisatiestructuur.

Wanneer je een visueel template structureert op basis van een metafoor maak je ruimte voor creatief denken. Je helpt je brein om anders te werken (je Default Network wordt actiever) waardoor de kans op creatieve oplossingen groter wordt. Met een visuele metafoor bied je een basisstructuur, een houvast, om het gesprek te voeren. Die visuele basis is meestal precies voldoende om niet in de chaos te belanden, terwijl je tegelijkertijd de ruimte creëert om zijpaadjes te verkennen.

Een voorbeeld van een visueel template

In dit voorbeeld is de metafoor gebruikt van de stip op de horizon met de route er naar toe. Aan de zijkant staan bordjes die symbool staan voor de mijlpalen. De wolk in de hoek staat symbool voor de risico’s. De belangrijkste kernvragen in dit template zijn:

• Wat is het doel dat we willen bereiken?
• Hoe ziet het tijdspad er uit?
• Welke mijlpalen zijn er?
• Wat zijn de belangrijkste activiteiten? En wat is de volgorde?
• Welke risico’s zijn er?

De metafoor van de horizon versterkt het beeld dat er een toekomstdroom is. Tegelijkertijd maak je ook zichtbaar dat er een weg af te leggen is om die droom te bereiken. Misschien worden tijdens je werksessie nog wel ‘beren op de weg’ getekend?  

Meer voorbeelden van visuele templates? Dit boek geeft je 50 kant en klare templates om direct te gebruiken!

Wanneer gebruik je een visueel template?

De belangrijkste reden dat ik zo graag met visuele templates werk is dat ik mijn hoofd daarmee wat rust gun. Zelfs tijdens intensieve sessies met een groep ervaar ik nu tijd en ruimte. Wanneer ik werk met groepen komt er soms zoveel informatie tegelijk binnen dat ik niet alles kan verwerken. Mijn hoofd raakte helemaal vol en duizelde soms van alle informatie. Daardoor liep ik regelmatig een overleg uit en realiseerde ik me achteraf dat we sommige dingen niet besproken hadden (of maar half) en dat er ontzettend veel losse eindjes waren.

Sinds ik ben gaan werken met visuele templates hoeft mijn hoofd minder hard te werken om alle informatie te onthouden en te structureren. Dat doe ik namelijk ter plekke, samen met de groep, aan de hand van het visuele template. Zo creëer ik tijdens mijn werksessies voortdurend een gevoel van overzicht en ruimte. Visuele templates kun je dus gebruiken om je eigen gedachten te stroomlijnen of wanneer je met een groep aan de slag gaat met een vraagstuk. Als je mij vraagt wanneer je visuele templates goed kunt gebruiken? Dan denk ik aan creatieve werksessies rondom één van deze doelen:

• Visie en toekomst
• Doelstellingen formuleren
• Acties bepalen
• Oplossingen bedenken
• Keuzes maken
• Design thinking
• Evalueren
• Terugblikken
• Plannen maken

Hoe gebruik je visuele templates?

Een goed visueel template is eigenlijk een visuele handleiding die je stapsgewijs door belangrijke kernvragen heen loodst. Wanneer je met een goed visueel template aan de slag gaat, kom je stapsgewijs tot overzicht en inzicht. Sommige visuele templates hebben een vast startpunt, andere templates zijn zo gemaakt dat je ze wat meer organisch in kunt vullen. Wat alle visuele templates in ieder geval met elkaar gemeen hebben is dat ze je uitdagen om actief bezig zijn. Werken met een visueel template betekent dat niet alleen maar praten over, maar in de actie komen: je vult antwoorden en bevindingen in op het template, ordent, rangschikt en legt verbanden.

Visuele templates kun je op verschillende manieren invullen. Met plaatjes of met woorden; direct op het template of op post-its. Dat is soms afhankelijk van de opzet van het template en soms van het team.

Dynamisch en actief aan de slag

Wat ik zo lekker vind aan het werken met een visueel template is de dynamiek die ontstaat. Ik werk het liefst met papieren templates (geprint of op flip-over) en ik nodig mensen uit om staand te werken. Of ik hang het template een eindje verderop aan de muur zodat mensen letterlijk in beweging moeten komen om hun bijdrage op het template te delen. Het fysiek bezig zijn, tekenen, lopen, de beweging die als vanzelf ontstaat; het draagt allemaal bij aan het verbeteren van het denkproces en geeft een heerlijke werkenergie.

Visuele templates zijn trouwens ook uitstekend in te zetten in online meetings en teams vergaderingen. Je werkt dan met een digitaal template waar je teamleden toegang toe geeft. Er zijn betaalde mogelijkheden zoals Miro en Mural. Maar zelf werk ik graag met de (gratis) mogelijkheden die bijvoorbeeld Powerpoint biedt. Met wat tips en trucs kun je hier super effectieve templates mee ontwikkelen! Mijn ervaring is in ieder geval dat ook juist in online meetings de werkenergie een flinke boost kan krijgen als je met visuele templates werkt en dat het ontzettend bijdraagt aan wederzijds begrip en effectief werken.

Waarom helpen visuele templates om beter na te denken?

Leuk, een keer een andere werkvorm, maar wat is er nou zo bijzonder aan een visueel template? Waarom werkt dat zo goed? Naar mijn idee komt dat doordat visuele templates ontzettend goed aansluiten bij de kenmerken van ons brein: Ons brein is namelijk visueel ingericht, is altijd op zoek naar patronen en (helaas, pindakaas) we kunnen nog altijd alleen maar in ons eigen brein kijken. Visuele templates zijn zo opgezet dat ze je helpen om deze drie eigenschappen van je brein optimaal in te zetten voor je denkproces.

Een visueel brein

Een groot deel van je brein is visueel ingesteld. Er bestaat een soort vuistregel dat 75% van onze hersencapaciteit gericht is op visuele verwerking. Bovendien verwerkt het brein beelden ongeveer 60.000 keer sneller dan tekst. Een mens kan een beeld verwerken in slechts 13 milliseconden. Ons brein onthoudt visuele informatie ook veel beter. Er zijn onderzoeken die laten zien dat we van visuele informatie maar liefst 80% kunnen terughalen. Vele malen hoger dan van geschreven informatie (slechts 20%) en gesproken tekst (niet meer dan 10%!).

Op zoek naar patronen en verbanden

Ons brein is er op gericht om logische verbanden te zoeken. We willen het liefst een kloppend plaatje en ons brein helpt ons dat te vinden. Te zorgen dat de puzzelstukjes in elkaar passen. We zijn dan (onbewust) ook altijd op zoek naar verbanden en onderliggende structuren. Op het moment dat je alle losse onderdelen zichtbaar maakt gaat je brein dus als vanzelf op zoek naar een soort patroon. Die clustering vind je brein heerlijk om te doen, het zoeken naar patronen en vooral dat uiteindelijke ‘aha’ moment als je ineens een verband ontdekt dat klopt!

Het spelletje vier woorden, drie verbanden bij de Slimste Mens is daar een perfect voorbeeld van. (plaatje komt van de facebookpagina van de slimste mens). Als je eenmaal weet wat de antwoorden zijn (zie onderaan deze paragraaf ;)) dan kun je ze niet meer niet-zien. Je kunt de vier woorden ineens plaatsen in een groter verband.

En ook bij een boodschappenlijstje werkt het zo. Wanneer ik je vraag om de volgende 8 ingrediënten mee te nemen zul je waarschijnlijk moeite hebben om ze allemaal te onthouden: prei, wortels, paprika, ui, eieren, kool, sperziebonen, champignons.

Vertel ik je dat het de boodschappen zijn om nasi te maken zul je de acht ingrediënten veel makkelijker onthouden; je kunt de losse informatie plaatsen in een groter verband!

Ga je aan de slag met een visueel template, dan werkt dat proces eigenlijk het zelfde. Je legt actief verbanden tussen informatie. Je ontdekt (en begrijpt!) het grote geheel. Daardoor worden de afhankelijke stukjes informatie veel betekenisvoller. En omdat de informatie een samenhangend (betekenisvol!) geheel wordt, kun je het veel makkelijker onthouden.

De antwoorden van het puzzeltje zijn: Pavlov, (James) Watt en geodriehoek.

Je kunt alleen in je eigen brein kijken.

Iedereen die samenwerkt krijgt vroeg of laat te maken met miscommunicatie. Want (onbewust) gaan we er allemaal vanuit dat alle anderen om ons heen hetzelfde denken en hetzelfde beeld hebben van de situatie als wijzelf. Vaak ontstaat de miscommunicatie in taal; je gebruikt abstracte woorden, containerbegrippen, termen die op veel manieren te interpreteren zijn.

Onze beperking is dat we alleen in ons eigen brein kunnen kijken. We zullen de ander nooit 100% begrijpen omdat we allemaal ons eigen referentiekader hebben. Maar als je jouw idee uit je hoofd kunt halen en zichtbaar maakt voor de ander heb je wel een extra tool om elkaar te begrijpen. (Dat wil natuurlijk nog niet zeggen dat jullie het meteen met elkaar eens zijn!) Een template helpt je om jouw beeld te delen en de ander daar op aan te laten haken.

Bijvoorbeeld: teamlid Q wil een artikel in de krant halverwege het project, teamlid P wil dat vlak na de start van het project. Samen een tijdspad construeren geeft snel inzicht hoeveel die momenten dan precies uit elkaar liggen en van welke andere gebeurtenissen op het tijdspad dit afhankelijk is. Nu ze hun eigen idee zichtbaar hebben gemaakt begrijpen ze elkaar beter en komen ze snel tot een oplossing.

Informatie zichtbaar maken en laten zien hoe het in het grote geheel past, draagt bij aan het wederzijds begrip.

Visueel werken is de nieuwe norm!

Het valt me op dat het de laatste jaren steeds normaler wordt om visueel te werken. Er zijn steeds meer bedrijven die hun visie in beeld brengen aan de hand van een visieplaat. Binnen de meeste start-up bedrijven is visueel werken al de standaard. Vaak gesteund door het feit dat er een taalbarrière is. Visueel werken is daar een uitstekende brug voor!

Deze ontwikkeling is niet zo vreemd. Onze samenleving wordt steeds visueler; social media zoals Instagram, tiktok en facebook zijn grotendeels ingesteld op visuele input. Zoekmachines als Bing hebben zelfs een knop waarmee je kunt zoeken met behulp van een afbeelding. Bijvoorbeeld door een plaatje dat je upload.

Bovendien worden we ons steeds meer bewust van de kracht van beeld. Steeds meer onderzoeken tonen aan hoe blij ons brein wordt van visuele input.

Ik denk daarom dat het een kwestie van tijd is voordat visueel werken de standaard werkwijze is binnen organisaties en scholen.

Wanneer maak jij de stap naar visuele templates?