Visuele templates gebruiken, hoe doe je dat?

Sinds ik ontdekt heb hoe makkelijk en krachtig het is om met visuele templates te werken doe ik bijna niet anders. Het is een hele toegankelijke manier om visueel communiceren onderdeel te maken van je werk. En je hoeft er niet eens goed voor te kunnen tekenen! Maar hoe werk je dan met visuele templates? Wat zijn het eigenlijk? En waarom werkt het zo goed? Ik neem je mee in mijn ervaringen en gedachten over het werken met deze visuele tool.

Wat is een visueel template?

Een visueel template is een krachtig hulpmiddel om op een visuele manier samen te werken. Ook als je niet fantastisch kunt tekenen. Je krijgt grip op een vraagstelling zonder daar eindeloos over te praten of vergaderen. Je maakt gedachten en ideeën zichtbaar op het template waardoor je makkelijker komt tot overzicht, inzicht en een volgende stap . Een visueel template kan een papieren poster zijn maar er bestaan ook digitale visuele templates. Je vult een visueel template in samen met een team of om grip te krijgen op je eigen gedachten. Het is een krachtige visuele tool waarmee je snel verbanden tussen onderwerpen inzichtelijk krijgt of input ophaalt in een groep.

Wat is de basis van elk visueel template?

De basis van elk visueel template bestaat uit kernvragen en een visuele structuur: In elk visueel template staan 1 of meerdere kernvragen centraal. Het zijn de vragen die je (met elkaar) moet beantwoorden om tot een oplossing te komen van het probleem. Bijvoorbeeld: Welke risico’s zien we? Hoe ziet het tijdspad er uit? Wie zijn betrokken bij het project? Wat zijn de voordelen? Een goed visueel template stelt de juiste vragen. Het beantwoorden van die kernvragen helpt je om je doel te bereiken.

In een visueel template is er altijd samenhang tussen de kernvragen doordat er een ondersteunende visuele structuur is aangebracht. Dat kan een tabel of diagram zijn, maar ook een visuele metafoor. De kernvragen en de visuele structuur vormen de kapstok van het visuele template. Juist de combinatie van kernvragen met een visuele structuur zorgt er voor dat je ondersteund wordt in je denkproces.

Samen of alleen werken aan een visueel template?

Een visueel template gebruik je met een groep of individueel. Aan de hand van de kernvragen geef je informatie een plek op het template. Omdat het visuele template de vragen in samenhang plaatst, krijg je meer overzicht, inzicht, samenhang en structuur in het probleem en de oplossing. Een visueel template nodigt ook altijd uit om actief en visueel aan de slag te gaan. Dat kan met tekeningen maar ook met (geschreven) post-its.

Werk je met een groep aan een gezamenlijk template dan noem je dat een groepstemplate. Je kunt ook zelf aan de slag met een template, dat is een individueel template.

Een bekend voorbeeld van een visuele template is deze. In dit voorbeeld is er een visuele metafoor gekozen als onderliggende visuele structuur. De belangrijkste kernvragen in dit template zijn:

• Wat is het doel dat we willen bereiken?
• Hoe ziet het tijdspad er uit?
• Welke mijlpalen zijn er?
• Wat zijn de belangrijkste activiteiten?
• Welke risico’s zijn er?

Wie gebruikt visuele templates?

Visuele templates worden vaak ingezet door mensen die groepen begeleiden. Bijvoorbeeld docenten, trainers, begeleiders, projectleiders, facilitators, procesbegeleiders en workshopleiders.

Maar ook als je niet met groepen werkt kun je visuele templates uitstekend gebruiken. Visuele templates zijn ontzettend goed geschikt om je eigen gedachten te structureren, meer grip te krijgen op je plannen en om je idee?n eenvoudiger te delen. Bijvoorbeeld als je een complex tijdspad uit moet denken waarbij veel partijen betrokken zijn.

In de werkoverleggen die ik begeleid, gebruik ik vrijwel altijd een visueel template. In al die tijd ben ik eigenlijk nog niemand tegen gekomen die niet uit de voeten kon met deze manier van werken. Sterker nog, de meeste mensen vinden het een verademing om op deze manier te werken. Ik heb het idee dat versterkt wordt doordat je het gevoel krijgt iets met elkaar te cre?ren.

Wanneer gebruik je een visueel template?

Visuele templates kun je dus gebruiken om je eigen gedachten te stroomlijnen of wanneer je met een groep aan de slag gaat met een vraagstuk. Visuele templates zijn bij uitstek geschikt als je één van deze doelen voor ogen hebt. Je wilt:

• Een idee ontwikkelen
• Plannen maken
• Een probleem oplossen
• Een beslissing nemen
• Draagvlak creëren
• Evalueren

Afhankelijk van of je zelf aan de slag gaat of in een groep kies je een geschikt individueel- of groepstemplate.

Meer over het voorbereiden van een visuele werksessie lees je hier.

Hoe gebruik je visuele templates?

Een goed visueel template is eigenlijk een visuele handleiding die je stapsgewijs door belangrijke kernvragen heen loodst. Wanneer je met een goed visueel template aan de slag gaat kom je stapsgewijs tot overzicht en inzicht en bereik je jouw doel. Sommige visuele templates hebben een vast startpunt, andere templates zijn zo gemaakt dat je ze wat meer organisch in kunt vullen. Wat alle visuele templates in ieder geval met elkaar gemeen hebben is dat ze je uitdagen om actief bezig zijn. Werken met een visueel template betekent dat niet alleen maar praten over, maar in de actie komen: je vult antwoorden en bevindingen in op het template, ordent, rangschikt en legt verbanden.

Visuele templates kun je op verschillende manieren invullen. Met plaatjes of met woorden; direct op het template of op postits. Dat is soms afhankelijk van de opzet van het template en soms van het team. In mijn e-book leg ik uit welke overweging ik hier meestal bij maak.

Dynamisch en actief aan de slag

Wat ik zo lekker vind aan het werken met een visueel template is de dynamiek die ontstaat. Ik werk het liefst met papieren templates (geprint of op flip-over) en ik nodig mensen uit om staand te werken. Of ik hang het template een eindje verderop aan de muur zodat mensen letterlijk in beweging moeten komen om hun bijdrage op het template te delen. Het fysiek bezig zijn, tekenen, lopen, de beweging die als vanzelf ontstaat; het draagt allemaal bij aan het verbeteren van het denkproces en geeft een heerlijke werkenergie.

Visuele templates zijn trouwens ook uitstekend in te zetten in online meetings en teams vergaderingen. Je werkt dan met een digitaal template waar je teamleden toegang toe geeft. Er zijn betaalde mogelijkheden zoals Miro en Mural. Maar zelf werk ik graag met de (gratis) mogelijkheden die bijvoorbeeld Powerpoint biedt. Met wat tips en trucs kun je hier super effectieve templates mee ontwikkelen! Mijn ervaring is in ieder geval dat ook juist in online meetings de werkenergie een flinke boost kan krijgen als je met visuele templates werkt en dat het ontzettend bijdraagt aan wederzijds begrip en effectief werken.

Hoe helpen visuele templates jou om beter na te denken?

Leuk, een keer een andere werkvorm, maar wat is er nou zo bijzonder aan een visueel template? Waarom werkt dat zo goed? Naar mijn idee komt dat doordat visuele templates ontzettend goed aansluiten bij de natuurlijke kenmerken van ons brein. Ons brein is namelijk visueel ingericht, is altijd op zoek naar patronen en (helaas, pindakaas) we kunnen nog altijd alleen maar in ons eigen brein kijken. Visuele templates zijn zo opgezet dat ze je helpen om deze drie natuurlijke eigenschappen van je brein optimaal in te zetten voor je denkproces.

Een visueel brein

Een groot deel van je brein is visueel ingesteld. Er bestaat een soort vuistregel dat 75% van onze hersencapaciteit gericht is op visuele verwerking. Bovendien verwerkt het brein beelden ongeveer 60.000 keer sneller dan tekst. Een mens kan een beeld verwerken in slechts 13 milliseconden. Ons brein onthoudt visuele informatie ook veel beter. Er zijn onderzoeken die laten zien dat we van visuele informatie maar liefst 80% kunnen terughalen. Vele malen hoger dan van geschreven informatie (slechts 20%) en gesproken tekst (niet meer dan 10%!).

Op zoek naar patronen en verbanden

Ons brein is er op gericht om logische verbanden te zoeken. We willen het liefst een kloppend plaatje en ons brein helpt ons dat te vinden. Te zorgen dat de puzzelstukjes in elkaar passen. We zijn dan (onbewust) ook altijd op zoek naar verbanden en onderliggende structuren. Op het moment dat je alle losse onderdelen zichtbaar maakt gaat je brein dus als vanzelf op zoek naar een soort patroon. Die clustering vind je brein heerlijk om te doen, het zoeken naar patronen en vooral dat uiteindelijke ?aha? moment als je ineens een verband ontdekt dat klopt!

Het spelletje vier woorden, drie verbanden bij de Slimste Mens is daar een perfect voorbeeld van. (plaatje komt van de facebookpagina van de slimste mens). Als je eenmaal weet wat de antwoorden zijn (zie onderaan dit artikel ;)) dan kun je ze niet meer niet-zien. Je kunt de vier woorden ineens plaatsen in een groter verband.

En ook bij een boodschappenlijstje werkt het zo. Wanneer ik je vraag om de volgende 8 ingrediënten mee te nemen zul je waarschijnlijk moeite hebben om ze allemaal te onthouden: prei, wortels, paprika, ui, eieren, kool, sperziebonen, champignons.

Vertel ik je dat het de boodschappen zijn om nasi te maken zul je de acht ingredi?nten veel makkelijker onthouden; je kunt de losse informatie plaatsen in een groter verband!

Ga je aan de slag met een visueel template, dan werkt dat proces eigenlijk het zelfde. Je legt actief verbanden tussen informatie. Je ontdekt (en begrijpt!) het grote geheel. Daardoor worden de afhankelijke stukjes informatie veel betekenisvoller. En omdat de informatie een samenhangend (betekenisvol!) geheel wordt, kun je het veel makkelijker onthouden.

Je kunt alleen in je eigen brein kijken.

Iedereen die samenwerkt krijgt vroeg of laat te maken met miscommunicatie. Want (onbewust) gaan we er allemaal vanuit dat alle anderen om ons heen hetzelfde denken en hetzelfde beeld hebben van de situatie als wijzelf. Vaak ontstaat de miscommunicatie in taal; je gebruikt abstracte woorden, containerbegrippen, termen die op veel manieren te interpreteren zijn.

Onze beperking is dat we alleen in ons eigen brein kunnen kijken. We zullen de ander nooit 100% begrijpen omdat we allemaal ons eigen referentiekader hebben. Maar als je jouw idee uit je hoofd kunt halen en zichtbaar maakt voor de ander heb je wel een extra tool om elkaar te begrijpen. (Dat wil natuurlijk nog niet zeggen dat jullie het meteen met elkaar eens zijn!) Een template helpt je om jouw beeld te delen en de ander daar op aan te laten haken.

Bijvoorbeeld: teamlid Q wil een artikel in de krant halverwege het project, teamlid P wil dat vlak na de start van het project. Samen een tijdspad construeren geeft snel inzicht hoeveel die momenten dan precies uit elkaar liggen en van welke andere gebeurtenissen op het tijdspad dit afhankelijk is. Nu ze hun eigen idee zichtbaar hebben gemaakt begrijpen ze elkaar beter en komen ze snel tot een oplossing.

Informatie zichtbaar maken en laten zien hoe het in het grote geheel past, draagt bij aan het wederzijds begrip.

Zijn er dan geen nadelen?

Toen ik mezelf deze vraag stelde moest ik echt heel diep nadenken. Nadelen kan ik je niet noemen, wel zijn er drie uitdagingen waar je mee te maken krijgt als je met visuele templates aan de slag gaat.

Uitdaging 1:

Je vind het zo ontzettend lekker werken met visuele templates dat je niet meer anders doet. Er is geen overleg of gesprek dat je in gaat zonder visueel template. Maar, je wilt voorkomen dat mensen template-moe worden. Dus een keer afwisselen met andere werkvormen of een ander soort overleg is handig.

Uitdaging 2:

Soms moet je mensen over de drempel van visueel werken heen helpen. Niet iedereen voelt zich helemaal comfortabel als hij/zij een tekening moet maken voor het oog van collega?s. Heb je een groep waarbij dit speelt? Je kunt kiezen om een mini-basiscursus visueel communiceren aan te bieden of de bijeenkomst te starten met wat kleine oefeningetjes om iedereen zich wat comfortabeler te laten voelen bij het tekenen. Een andere oplossing is om tijdens je sessie vooral te werken met tekst op post-its in plaats van tekeningetjes. Dat kan met de meeste visuele templates uitstekend.

Uitdaging 3:

in sommige organisaties word je vreemd aangekeken als je met stiften aan komt zetten. Wij zijn een serieuze organisatie krijg je dan te horen. Blijf benoemen dat het bij visueel werken niet gaat over ‘iets leuks doen’ maar dat je bewust een effectieve tool in zet. Een tool waarmee je een werksetting creëert waarin het brein zo goed mogelijk kan presteren.

Visueel werken is de nieuwe norm

Het valt op dat het de laatste jaren steeds normaler wordt om visueel te werken. Er zijn steeds meer bedrijven die hun visie in beeld brengen aan de hand van een visieplaat, steeds meer bedrijven die een graphic recorder inhuren tijdens hun bijeenkomst om de belangrijkste zaken op te tekenen. Binnen de meeste start-up bedrijven is visueel werken al de standaard. Vaak gesteund door het feit dat er een taalbarrière is. Visueel werken is daar een uitstekende brug voor!

Deze ontwikkeling is niet zo vreemd. Onze samenleving wordt steeds visueler; social media zoals Instagram, tiktok en facebook zijn grotendeels ingesteld op visuele input. Zoekmachines als Bing hebben zelfs een knop waarmee je kunt zoeken met behulp van een afbeelding. Bijvoorbeeld door een plaatje dat je upload.

Bovendien worden we ons steeds meer bewust van de kracht van beeld. Steeds meer onderzoeken tonen aan hoe blij ons brein wordt van visuele input. Mijn mening? Ik denk dat het een kwestie van tijd is voordat visueel werken de standaard werkwijze is binnen organisaties en scholen.

Ik werk dagelijks met visuele templates

De belangrijkste reden dat ik zo graag met visuele templates werk is dat ik mijn hoofd daarmee wat rust gun. Zelfs tijdens intensieve sessies met een groep ervaar ik nu tijd en ruimte. Wanneer ik werk met groepen komt er soms zoveel informatie tegelijk binnen dat ik niet alles kan verwerken. Mijn hoofd raakte helemaal vol en duizelde soms van alle informatie. Daardoor liep ik regelmatig een overleg uit en realiseerde ik me achteraf dat we sommige dingen niet besproken hadden (of maar half) en dat er ontzettend veel losse eindjes waren. Mijn hoofd was zo vol geraakt dat ik het niet meer allemaal kon verwerken. Sinds ik ben gaan werken met visuele templates hoeft mijn hoofd minder hard te werken om alles een plek te geven en hou ik ook tijdens de bijeenkomst een gevoel van overzicht en ruimte.

Ruimte in je hoofd

Ik werk nu meer dan vijf jaar actief met visuele templates en elke keer krijg ik weer positieve reacties wanneer een groep op deze manier aan de slag gaat. Niet alleen mijn hoofd wordt er dus rustiger en overzichtelijker van.

Ook voor mijn eigen denkproces en in mijn eigen dagelijkse structuur zet ik visuele templates in. Het helpt me om gedachten te ordenen, plannen uit te werken of betere beslissingen te maken. Voor mijn dag-, week-, en jaarplanningen werk ik ook met visuele templates. Wat ik zelf zo fijn vind aan visuele templates is dat ze je eenvoudig houvast geven zonder dat het dwingend werkt. Bovendien werkt het vaak efficiënt; één keer goed voorbereiden/doordenken en je hebt er tijden plezier van.

Oja, de antwoorden op het puzzeltje uit ‘de slimste mens’ zijn: Pavlov, (James) Watt en geodriehoek.