Hoe zorg je er voor dat je je collega’s niet eerst een kwartier opnieuw moet inpraten?

3 tips voor effectief vergaderen met een vliegende start

Werk je aan een project dan hoop je op volle betrokkenheid en interesse van je werkgroep. Je wil effectief vergaderen! Maar de realiteit is vaak dat je collega’s ook hun aandacht bij andere projecten hebben. En vergeten waar het ook al weer precies over ging. Het liefst zou je willen dat je collega’s regelmatig aan het project denken, de essentie scherp hebben en snel bijschakelen als jullie er weer aan verder werken. In dit blog drie manieren waarop je je collega’s kunt helpen om de belangrijkste informatie snel weer boven tafel te krijgen. Dat is fijn voor je collega’s, maar ook erg handig voor jou om telkens weer een vliegende start te maken met je werkgroep!

Effectief vergaderen vanuit het grote geheel

De irritatie als je de meest basale vragen over het project opnieuw moet beantwoorden! Grrrr! En het is natuurlijk ook gewoon zonde van de vergadertijd die je kwijt bent aan opnieuw alles uitleggen. Daarom investeer ik bij de start van mijn projecten steeds vaker in het maken van een visuele kapstok. Ik kies een visuele tool waarmee ik het grote geheel van het project makkelijk in beeld breng. Als de grote lijn van het project helder is dan kunnen mensen daar makkelijker op aanhaken. Ze begrijpen en onthouden beter wat hun rol is binnen het geheel. Ik laat je zien welke drie visuele tools ik graag gebruik om dat grote geheel zichtbaar te maken.

1. Maak een visueel projectplan

Voor projecten die wat groter zijn of langer duren maak ik bijna altijd een visueel projectplan. Een visueel projectplan is een soort praatplaat specifiek voor een project. In een visueel projectplan staat de belangrijkste informatie over het project, maar dan visueel. Ik gebruik een visueel projectplan om de grote lijn van het project te schetsen. Bijvoorbeeld om te laten zien hoe programmalijnen met elkaar samenhangen of uit welke pijlers een project bestaat. Soms ook om het tijdspad inzichtelijk te maken of de verschillende fasen waaruit het project bestaat. Kleine details zoals lopende acties, data van bijeenkomsten verwerk ik niet in een visueel projectplan. Een visueel projectplan is ook een hele goede basis voor een teamjaarplan.

Hoe helpt een visueel projectplan bij effectief vergaderen?

Het voordeel van een visueel projectplan is dat het een goede inhoudelijke kapstok vormt voor jezelf en je collega’s om lopende acties aan op te hangen. Mensen kunnen eenvoudig het totaalplaatje van het project voor ogen houden.

Nadeel van een visueel projectplan is dat het best wat tijd kost om te maken. Daarom maak ik een visueel projectplan eigenlijk alleen voor projecten die langer dan een half jaar duren.

Meestal maak ik de grove opzet van het visuele projectplan samen met de groep. Op die manier werkt het dubbel effectief. Doordat we de (grove opzet van de) plaat samen maken blijft informatie nog beter hangen. Maak je de plaat digitaal dan kun je deze eindeloos delen. Dat is meteen een fijne stap in het creëren van draagvlak.

Visueel projectplan als kapstok

Een geschreven document vormt de onderlegger voor je visuele projectplan. Een visueel projectplan vervangt niet het geschreven projectplan. Je kiest de belangrijkste informatie over het project waarmee je een goede kapstok maakt om met elkaar aan het werk te kunnen. Niet alle informatie uit het geschreven plan verwerk je dus in het visuele projectplan. Voor details kun je altijd teruggrijpen op het geschreven document.

Welke informatie je in het visuele projectplan verwerkt? Dat is voor elk project anders, maar begin met de kerninformatie waardoor effectief vergaderen makkelijker wordt. Je kunt denken aan:

• De  doelgroep
• Het uiteindelijke doel
• Tussendoelen
• Waarom het project loopt/gestart is
• Welke partijen betrokken zijn
• Belangrijke pijlers of fasen in het project
• Belangrijke info over tijd en plaats

Hou in beeld en maak telkens opnieuw een vliegende start!

Gebruik dit plaatje als je dingen toelicht, vergadert of een werksessie hebt. Zorg dat het plaatje regelmatig in beeld is. Verwerk het in elke PowerPoint die je gebruikt in het project of hang de tekening op de vergaderruimte. Het helpt je om nieuwe informatie te verbinden met het grote geheel van het project. Voor je collega’s zal het plaatje werken als een visuele kapstok waardoor ze sneller aanhaken en je samen een vliegende start kunt maken.

Werk/vergader je vaak op één plek en heb je de mogelijkheid het visuele projectplan op te hangen? Zeker doen! Daarmee is de plaat vaker in beeld. Ook heb je de mogelijkheid om je plaat tussentijds aan te vullen met (tijdelijke) post-its. Een visueel projectplan werkt trouwens ook uitstekend als gespreksstarter. Zelfs voor mensen die niet direct bij het project betrokken zijn: Vragen stellen over een visueel projectplan is een hele laagdrempelige manier om vragen te stellen over het project. Het maakt dat het vuurtje blijft branden.

Wel al een geschreven projectplan liggen maar geen zin of tijd om zelf een visueel projectplan te maken? Neem gerust contact op, ik help je graag om een visueel projectplan te maken!

2. Een visuele actielijst voor een vliegende start

Waarschijnlijk hoef ik je niet uit te leggen dat het bijhouden van een actielijst handig is bij een vergadering. In een visuele actielijst kies je er voor om de taken niet puntsgewijs onder elkaar te zetten, maar ze op een visuele manier te structureren. De twee belangrijkste voordelen ten opzichte van een reguliere actielijst:

1. De samenhang met de (grote, abstracte) doelstellingen van het project zijn zichtbaar
2. Je collega’s zien beter hoe subtaken samenhangen (wie er allemaal op je zit te wachten tot jij je taak gedaan hebt zodat de rest verder kan).

Ok?, het maken van een visuele actielijst kost meer tijd. Maar uiteindelijk levert het echt veel op. Zeker als je werkgroep behoefte heeft om te weten waarom ze dingen doen. Een visuele actielijst gebruik ik meestal in werkgroepen en projecten waarin er veel tijd (meer dan 3-wekelijks) tussen de overleggen zit. Zet je de visuele actielijst op het scherm dan kun je een vliegende start maken omdat je collega’s snel weer aangehaakt zijn. Een goede start voor effectief vergaderen!

Een voorbeeldje

In dit voorbeeld bestond het project uit drie fasen met drie doelstellingen. De doelstelling zijn in blauw. Taken in geel. De drie fasen hebben drie verschillende tinten groen. Op elk moment is te zien hoe de taken samenhangen met de hogere doelstellingen. Op die manier reik je een visuele kapstok aan waardoor het grote geheel van het project telkens in beeld blijft. Nutteloze taken zul je op deze takenlijst niet vinden. Een uitstekende basis voor effectiever vergaderen!

Een visuele actielijst maak je eenvoudig in een programma als PowerPoint. Met tekstvakken, kleuren en pijlen krijg je al snel overzicht en samenhang tussen je taken en doelstellingen. In online programma’s als Miro kun je ook heel eenvoudig visuele actielijsten maken die je tijdens je overleg op het scherm projecteert en aanpast. Je kunt dan ook op groter formaat werken. Handig als je meer taken kwijt moet.

3. Maak gezamenlijke visuele ankers

In een project werk ik graag met visuele templates. Aan de hand van zo’n visueel template pakken we een probleem aan, maken we een planning, brainstormen we of maken we beslissingen met het team. Het is een hele laagdrempelige manier van visueel werken en een effectievere manier van vergaderen. Wil je meteen aan de slag, dan vind je hier 50 kant en klare visuele templates om direct te gebruiken!

En zo’n ingevuld template kun je heel makkelijk nog een tweede leven geven. In een vervolgsessie kan een ingevuld visueel template dienst doen als visueel anker. Het ingevulde template van de vorige sessie ophangen in de ruimte zorgt gegarandeerd meteen voor een ‘aha’ gevoel bij je collega’s. Niet alleen is de informatie opnieuw beschikbaar, ook het gevoel en de overwegingen bij het maken van het template komen makkelijker terug. Het is niet nodig om het template opnieuw te bespreken of om er veel aandacht aan te besteden. Het template werkt al als een visueel anker door het terug in beeld te brengen.

Misschien vergaderen jullie altijd in dezelfde ruimte. Je kunt er dan voor kiezen om de uitgewerkte templates, flipovers of een visuele tijdsplanning te laten hangen tot het volgende overleg. Zo creëer je met elkaar een visuele setting in de sfeer van het project. In de loop van het project zal jullie ruimte rijker en rijker worden.

Zit er meer tijd tussen de overleggen of is het volgende overleg in een andere ruimte? Maak dan foto’s van de templates en projecteer ze op het scherm bij de start van het volgende overleg. Ook dat zorgt voor een ‘aha’ gevoel bij je collega’s waardoor je een vliegende start kunt maken.

Drie visuele strategieën om effectiever te vergaderen

Dit zijn de drie strategieën die ik graag gebruik binnen projecten. Ik ben benieuwd, welke visuele tool past jou het beste?