Hoe maak je een visuele tijdlijn?

Overzicht houden in een project is belangrijk om je doel te bereiken (of in ieder geval de juiste kant in te blijven gaan). Je wil goed kunnen blijven prioriteren, de voortgang bewaken en vooruit kunnen denken. Daarom is het handig om een visuele tijdlijn te maken. Een ander woord voor visuele tijdlijn is een visuele tijdsplanning. In dit blog laat ik zien wat het verschil is tussen een visuele tijdsplanning en een ‘gewone’ tijdsplanning, welke soorten tijdsplanningen er zijn en hoe je zelf een visuele tijdlijn kunt maken zodat je kunt plannen zonder chaos.

Wat is een visuele tijdlijn?

Een visuele tijdlijn geeft een visueel overzicht van een tijdsperiode. In een visuele tijdlijn zijn belangrijke momenten, activiteiten of mijlpalen chronologisch geordend, op een visuele manier! Het belangrijkste verschil met een ‘gewone’ tijdlijn is dat volgorde en tijdsduur van de verschillende activiteiten en/of mijlpalen zichtbaar worden.

Klinkt ingewikkeld? Dit is een voorbeeld van een tijdsplanning die ik vaak tegenkom in projectplannen:

Natuurlijk is dit een tijdsplanning. En het is beter dan niets. Maar mijn brein heeft veel moeite om deze informatie te verwerken. Het geeft me weinig overzicht hoe de punten in de tijd verdeeld zijn ten opzichte van elkaar. In een visuele tijdsplanning vertaal je lineaire informatie naar een beeld. Je ordent je tijdspunten op een kloppende manier ten opzichte van elkaar.

Dezelfde tijdsplanning ziet er visueel zo uit:

Hoewel de informatie precies hetzelfde is, krijg je direct veel meer informatie uit dit overzicht. Je ziet nu bijvoorbeeld in één oogopslag welke fase het langst duurt. Informatie waar je brein niet op hoeft te puzzelen maar wat je gewoon kunt aflezen/zien. Zo hou je ruimte over in je hoofd om over andere dingen te denken. Het maakt niet uit of je nou een visuele tijdsplanning maakt van een jaar, een maand, een dag of een week. Een visuele tijdsplanning geeft je altijd meer overzicht dan een gewone tijdsplanning.

En visueel kun je eenvoudig extra informatie toevoegen die belangrijk is. Zoals bijvoorbeeld in dit plaatje waar de schoolvakanties zijn toegevoegd als grijze blokken.

Waarom kiezen voor een visuele tijdlijn?

Je brein onthoudt en begrijpt visuele informatie makkelijker en sneller dan tekstuele of gesproken informatie. Een visuele tijdlijn zorgt voor snellere informatieverwerking, beter overzicht en inzicht. Wanneer je een visuele tijdlijn maakt, dan gebruik je deze eigenschap van je brein. Je maakt gebruik van visuele ordening waardoor je brein sneller verbanden ziet. Hierdoor begrijp je complexe informatie beter en wordt het makkelijker om te beslissen wat belangrijk is en wat je moet doen.

Wat ik nog een groot voordeel vind van het maken van een visuele tijdsplanning is dat je makkelijker en effectiever kunt communiceren met anderen. Net zoals je zelf de informatie uit een visuele tijdsplanning makkelijker verwerkt, zo is dat ook voor de mensen met wie je communiceert. Ik heb de ervaring dat mensen zoveel makkelijker met je meedenken als ze een visuele tijdlijn voor zich zien.

Omdat je brein zo visueel ingesteld is, lukt het ook beter om visuele informatie te onthouden. Dat geldt ook voor visuele tijdsplanningen. Een tijdsplanning is vaak een ruggengraat van een project. Daarom best handig als je (globale) tijdsplanning vooraan in je geheugen zit. Een visuele tijdsplanning maakt het makkelijker om beslissen te nemen, taken te beheren en overzicht te houden zonder te veel moeite.

Je visuele tijdsplanning kun je nog beter benutten door die samen met belangrijke collega’s/betrokkenen te maken! Op die manier heb je niet alleen zelf profijt van de voordelen van een visuele tijdsplanning, maar hebben anderen in je project dat ook. Hoe fijn is dat, als je allemaal beter overzicht hebt, de planning beter kunt onthouden en effectiever kunt communiceren met anderen! Ook heel fijn om je collega’s niet elke keer opnieuw te hoeven inpraten.

Doe dit NOOIT als je een visuele tijdlijn maakt!

De grootste fout die je kunt maken bij het maken van een visuele tijdsplanning is dat je voor een ‘mooie’ planning gaat in plaats van een kloppende tijdsplanning. Op Pinterest en Canva zie ik regelmatig dit soort uitnodigingen voorbij komen (bron: Canva, Seyma Korkmaz). De vormgeving is erg tof, maar dit is een bijzonder slecht voorbeeld van een visuele tijdsplanning! Zie jij waarom?

Ja, inderdaad, er staan punten op een tijdlijn, maar de manier waarop deze punten ten opzichte van elkaar geordend zijn, daar klopt geen barst van. Tussen elk tijdsblok zit evenveel afstand. Terwijl het eerst blok maar een half uur duurt en de andere blokken één uur! Daardoor werkt het eerder verwarrend dan verhelderend. Begrijp je wat ik bedoel?

Beter had de tijdlijn er zo uit gezien. Waarschijnlijk vond de vormgever dat rommelig. Er is dus gekozen voor ‘mooi’ boven kloppend. Maar wil je écht overzicht krijgen, dan heb je daar niets aan! Wil je een goede tijdlijn maken? Kies dan voor een goede en kloppende schaalverdeling!

Een aantrekkelijke tijdlijn maken zonder moeite

Wil je zelf een goede visuele tijdlijn maken dan is het moeilijkste om een stevige basis te maken.

Want:

• Hoe maak je een goede schaalverdeling van je tijdsplanning?
• Wat doe je als je tijdsplanning niet op 1 A4’tje of A3’tje kan?
• Hoe zorg je dat je tijdsplanning er niet rommelig uit ziet?

Daarom zijn kant en klare visuele tijdlijnen erg handig om als basis te gebruiken. Met een strakke vormgeving en goede schaalverdeling maak je eenvoudig een start. Hier vind je meer dan 80 pagina’s met tijdlijnen die je passend kunt maken voor elke situatie:

(allemaal meteen te printen op elk formaat)

De basis van een visuele tijdsplanning

Het belangrijkste doel van een visuele tijdsplanning is overzicht over de volgorde van activiteiten en gebeurtenissen. Je kunt dus voor verschillende vormen kiezen, maar ik zal altijd kiezen voor een vorm die het meest helpt om overzicht te creëren! Het kan dus per situatie verschillen hoe een goede visuele tijdsplanning er uit ziet.

Belangrijk is dat de tijdsplanning in één oogopslag overzicht geeft. Een agenda van dag tot dag is dus minder geschikt voor het maken van een tijdsplanning van een maand of jaar. Het geeft dan geen overzicht zonder te moeten bladeren. Wil je een visuele tijdsplanning maken van 1 dag dan is een agenda natuurlijk wel weer uitstekend geschikt. En een maandkalender kan een prima visueel overzicht geven van een project dat een paar weken duurt.

Naar mijn idee zijn er drie soorten visuele tijdsplanningen. Alle andere vormen zijn combinaties van deze drie.

Tijdlijn

OF

En deze gebruik ik zelf graag als ik zelf een eerste braindump wil doen.

Fasen

In een tijdsplanning op basis van fasen zie je in één oogopslag in welke grote blokken het totale project is opgedeeld. De onderdelen binnen een fase horen zo sterk bij elkaar dat het belangrijk is om ze te clusteren.

Je kunt denken aan de projectfases zoals de initiatiefase, de definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en nazorgfase. Maar je kunt ook een indeling maken in oriëntatiefase, planning, pilots, implementatie en afsluiting. Of eenvoudiger zoals aanloop, begin, midden, afsluiting. Kies in ieder geval een indeling die jou helpt om overzicht te krijgen.

In een tijdsplanning met fases gebruik ik meestal om na te denken over de verschillende activiteiten en gebeurtenissen die bij die fase nodig zijn. De tweede stap is dan om een ordening te maken in volgorde binnen een fase. Soms stap ik dan over naar een lineaire tijdsplanning.

Op groot formaat werkt dat heerlijk! (beter dan digitaal). Zeker als je met collega’s wil samenwerken bij het maken van je tijdlijn in een werksessie.

Cyclus

Sommige tijdsplanningen zijn (uiteindelijk) cyclisch. Een continue verbetertraject of kwaliteitszorgprojecten. Maar ook (school)jaren kun je als cyclisch zien. Een belangrijk kenmerk van een cyclische tijdsplanning is dat het eindpunt ook weer het beginpunt is. Kies je voor een visuele tijdsplanning in de vorm van een cyclus dan laat je zien dat elke fase, elk onderdeel telkens weer terug komt. Dan kan op een hele eenvoudige manier:

Of visueel net wat aantrekkelijker en op groot formaat:

Symbolen in een visuele tijdlijn

Behalve woorden gebruik je in een visuele tijdsplanning eventueel ook symbolen. Als ik symbolen toevoeg aan een visuele tijdsplanning dan is dat om extra overzicht aan te brengen. Ik zal niet zo snel symbolen toevoegen om het plaatje ‘op te leuken’. Handige en functionele symbolen voor een visuele tijdsplanning zijn bijvoorbeeld: Begin, Implementeren, Resultaat, Ambitie, Innovatie, Besluit of Strategie.

Hoe ik extra overzicht creëer door symbolen te tekenen? Ik gebruik bijvoorbeeld een symbool voor een mijlpaal; bij elke belangrijke mijlpaal teken ik datzelfde symbool. Zo zie ik meteen waar de mijlpalen zijn. Een ander symbool dat ik handig vind om extra overzicht te krijgen, is om keuzemomenten aan te geven. Bijvoorbeeld met vinkje ja/nee of met richtingaanwijzer.

Zelf een goede visuele tijdlijn maken?

Je kunt je planningen dus een flinke boost geven door er een visuele tijdlijn van te maken. Je krijgt meer overzicht en inzicht in je tijdspad, je brein kan er beter door functioneren en het samenwerken met collega’s wordt makkelijker. Genoeg redenen dus om in plaats van een (saaie) tabel eens een visuele tijdsplanning te maken!

Wil je meteen aan de slag zonder het risico op meetfouten en rommelige lijnen? Dan vind je hier een uitstekende basis voor al je visuele tijdsplanningen!

(of je nou een dag, een week, een maand, kwartaal of jaar wil plannen)