Hoe maak je een visuele tijdsplanning?

Overzicht houden in een project is belangrijk om je doel te bereiken (of in ieder geval de juiste kant in te blijven gaan). Je wil goed kunnen blijven prioriteren, de voortgang bewaken en vooruit kunnen denken. Daarom is het handig om een visuele tijdsplanning te maken. In dit blog laat ik zien wat het verschil is tussen een visuele tijdsplanning en een ‘gewone’ tijdsplanning, welke soorten tijdsplanningen er zijn en hoe je zo’n visuele tijdsplanning zelf kunt maken.

Wat is een visuele tijdsplanning?

Een visuele tijdsplanning geeft een visueel overzicht van een tijdsperiode. In een visuele tijdsplanning zijn belangrijke momenten, activiteiten of mijlpalen chronologisch geordend, op een visuele manier! Het belangrijkste verschil met een ‘gewone’ tijdsplanning is dat volgorde en tijdsduur van de verschillende activiteiten en/of mijlpalen zichtbaar worden.

Klinkt ingewikkeld? Dit is een voorbeeld van een tijdsplanning die ik vaak tegenkom in projectplannen:

Natuurlijk is dit een tijdsplanning. En het is beter dan niets. Maar mijn brein heeft veel moeite om deze informatie te verwerken. Het geeft me weinig overzicht hoe de punten in de tijd verdeeld zijn ten opzichte van elkaar. In een visuele tijdsplanning vertaal je lineaire informatie naar een beeld. Je ordent je tijdspunten op een kloppende manier ten opzichte van elkaar.

Dezelfde tijdsplanning zou er visueel zo uit zien:

Hoewel de informatie precies hetzelfde is, krijg je direct veel meer informatie uit dit overzicht. Je ziet nu bijvoorbeeld in één oogopslag welke fase het langst duurt. Informatie waar je brein niet op hoeft te puzzelen maar wat je gewoon kunt aflezen/zien. Zo hou je ruimte over in je hoofd om andere dingen uit te denken.

Makkelijker informatie combineren

Wat ik heel fijn vind aan een visuele tijdsplanning is dat je vervolgens ook informatie toe kunt voegen die niet in het document staat, maar die er wel toe doet. In dit geval bijvoorbeeld informatie over de schoolvakanties. Als ik die informatie toe voeg (in dit plaatje in grijs) dan zie je dat de fase van onderwijsontwikkeling twee keer onderbroken wordt door een vakantie! Belangrijke informatie die nu ineens inzichtelijk is!

Doe dit NOOIT als je een visuele tijdsplanning maakt

De grootste fout die je kunt maken bij het maken van een visuele tijdsplanning is dat je voor een ‘mooie’ planning gaat in plaats van een kloppende tijdsplanning. Op Pinterest zie ik wel eens dit soort uitnodigingen voorbij komen. (Deze heb ik gemaakt en is samengesteld uit verschillende voorbeelden). Dit is een bijzonder slecht voorbeeld van een visuele tijdsplanning! Zie jij waarom?

Ja, inderdaad, er staan punten op een tijdslijn, maar de manier waarop deze punten ten opzichte van elkaar geordend zijn, daar klopt geen barst van. Tussen elk tijdsblok zit evenveel afstand. Terwijl het blok soms een uur duurt, soms wel drie uur! Daardoor werkt het eerder verwarrend dan verhelderend. Begrijp je wat ik bedoel?

Beter had de tijdslijn er zo uit gezien. Waarschijnlijk vond de vormgever dat rommelig. Er is dus gekozen voor ‘mooi’ boven kloppend. Maar wil je écht overzicht krijgen, dan heb je daar niets aan! 

Hoe ziet een visuele tijdsplanning er uit?

Het belangrijkste doel van een visuele tijdsplanning is overzicht houden. Je kunt dus voor verschillende vormen kiezen, maar ik zal altijd kiezen voor een vorm die het meest helpt om overzicht te creëren! Het kan dus per situatie verschillen hoe een goede visuele tijdsplanning er uit ziet.

Belangrijk is dat de tijdsplanning in één oogopslag overzicht geeft. Een agenda van dag tot dag is dus minder geschikt voor het maken van een tijdsplanning van een maand of jaar. Het geeft dan geen overzicht zonder te moeten bladeren. Wil je een visuele tijdsplanning maken van 1 dag dan is een agenda natuurlijk wel weer uitstekend geschikt. En een maandkalender kan een prima visueel overzicht geven van een project dat een paar weken duurt.

Naar mijn idee zijn er drie soorten visuele tijdsplanningen. Alle andere vormen zijn combinaties van deze drie.

Tijdslijn

Een visuele tijdsplanning op basis van een tijdslijn is de meest simpele vorm. Een lijn, verdeeld in even grote stukken, eventueel met een schaal erbij. (uren, dagen, weken, maanden, jaren)

OF

Fasen

In een visuele tijdsplanning op basis van fasen zijn bepaalde onderdelen op de tijdslijn aan elkaar verbonden. De onderdelen binnen een fase horen zo sterk bij elkaar dat het belangrijk is om ze te clusteren. In een tijdsplanning op basis van fasen zie je in één oogopslag in welke grote blokken het totale project is opgedeeld.  

Ook in een visuele tijdsplanning op basis van fasen is het belangrijk dat je de orde van grootte kloppend houdt. Als fase A maar 1 maand duurt en fase B 8 maanden, dan is pijl A ook 8 keer zo klein als pijl B. Dus niet smokkelen als ‘de naam van de fase’ er niet in past. Dan doe je je hele overzicht teniet. Beter kies je dan voor een kleiner lettertype of een andere schaalverdeling.

Cyclus

Sommige tijdsplanningen zijn (uiteindelijk) cyclisch. Een continue verbetertraject of kwaliteitszorgprojecten. Maar ook (school)jaren kun je als cyclisch zien. Een belangrijk kenmerk van een cyclische tijdsplanning is dat het eindpunt ook weer het beginpunt is. Kies je voor een visuele tijdsplanning in de vorm van een cyclus dan laat je zien dat elke fase, elk onderdeel telkens weer terug komt.

Combinaties

Met deze drie soorten visuele tijdsplanningen kun je eindeloos combineren. Dan krijg je bijvoorbeeld deze combinatie van een lineaire en fase tijdsplanning.

Symbolen in een visuele tijdsplanning

Behalve woorden gebruik je in een visuele tijdsplanning eventueel ook symbolen. Als ik symbolen toevoeg aan een visuele tijdsplanning dan is dat om extra overzicht aan te brengen. Ik zal niet zo snel symbolen toevoegen om het plaatje ‘op te leuken’. Handige en functionele symbolen voor een visuele tijdsplanning zijn bijvoorbeeld: Begin, Implementeren, Resultaat, Ambitie, Innovatie, Besluit of Strategie.

Hoe ik extra overzicht toevoeg door symbolen te tekenen? Ik gebruik bijvoorbeeld een symbool voor een mijlpaal; bij elke belangrijke mijlpaal teken ik datzelfde symbool. Zo zie ik meteen waar de mijlpalen zijn. Een ander symbool dat ik handig vind om extra overzicht te krijgen, is om keuzemomenten aan te geven. Bijvoorbeeld met vinkje ja/nee of met richtingaanwijzer.

Kun je een visieplan ook als tijdsplanning gebruiken?

Op zich is een visieplan of een projectplan zoals deze praatplaat ook een tijdsplan. Om globaal met betrokkenen in gesprek te gaan werkt dat waarschijnlijk prima. En heel effectief om je collega’s niet telkens opnieuw een kwartier in te moeten praten bij een vergadering. Belangrijke mijlpalen kun je prima verwerken in een visieplan of visueel projectplan, maar zo’n plaat is niet bedoeld om concrete acties in de tijd te kunnen zetten. Om goed overzicht te houden in de waan van de dag heb ik vaak meer gedetailleerde informatie nodig. Daarom maak ik meestal én een visieplan én een visuele tijdsplanning.

Hoe kun je zelf een visuele tijdsplanning maken?

Er zijn verschillende tools om een visuele tijdsplanning te maken. Je kunt digitaal werken of met pen en papier. Elke methode heeft zijn voor- en nadelen. Ook tussen de programma’s om een digitale visuele tijdsplanning te maken zitten verschillen. Het ene programma reikt je als vanzelf al een structuur aan voor een visuele tijdsplanning. Bij andere programma’s zul je zelf een structuur moeten tekenen of creëren.

Als ik zelf een visuele tijdsplanning maak dan zijn dit de vijf manieren die ik graag gebruik

Miro

Dit digitale programma (ook beschikbaar als app) is bedoeld om met elkaar op een visuele manier samen te werken. Je kunt onder andere met digitale postits werken op digitale visuele templates. Er zijn ook een paar kant en klare tijdsplanningen beschikbaar die je makkelijk in kunt vullen. Het voordeel van zo?n digitaal programma is dat je een ontzettend groot canvas hebt waar je je planning op kunt maken. Handig als je planningen een grote tijd overspannen. Ook kun je makkelijk in en uitzoomen. Daardoor is het makkelijk om goed overzicht te blijven houden over geheel terwijl je ook details kunt toevoegen. Je kunt Miro gratis proberen met drie canvassen. Wil je meer dan betaal je voor een abonnement. 

Procreate

Omdat Procreate een tekenprogramma is kun je hier eigenlijk alles in maken. Dus ook een visuele tijdsplanning voor je project. Nadeel van het werken in procreate is dat je een planning vanaf nul moet maken. Samenwerken aan een planning gaat niet lukken via dit programma. Wel kun je al je creativiteit kwijt als het gaat om toevoegen van tekeningen, symbolen, etc.

Als het gaat om het maken van tijdsplanningen gebruik ik Procreate vooral als ik een tijdplanning voor mezelf wil uitwerken (of een visieplan met globaal tijdspad).

Powerpoint

Misschien niet het eerste programma waar je aan denkt als je een visuele tijdsplanning wil maken maar Powerpoint geeft best wat mogelijkheden. Een basistijdsplanning kun je invoegen via Invoegen – SmartArt en de categorie Proces of Cyclus. Een simpele lijn volstaat soms ook. Je kunt tekst vakken invoegen en deze als post-its gebruiken op je dia. Zo kun je naar hartenlust ordenen, schuiven en groeperen. Je kunt eventueel met collega’s samenwerken in PowerPoint doordat je in hetzelfde document kunt werken. Omdat de meeste organisaties toegang hebben tot PowerPoint (en omdat de meeste collega’s zich daarmee op hun gemak voelen) vind ik het een prettige en toegankelijke manier van samenwerken aan een visuele tijdsplanning. Meer tips over PowerPoint als tool om te presenteren lees je hier.

Met post-its en een whiteboard/flipover

Wil je een gezamenlijke tijdsplanning maken dan vind ik post-its en een lekker groot vel papier nog steeds fantastisch werken! Bereid de tijdsplanning alvast voor door op het papier een passende indeling te maken van de tijdslijn. Ben je nog niet zeker van de projectplanning? Gebruik dan post-its zodat je makkelijk kunt schuiven. Je creëert nog meer overzicht door met twee kleuren post-its te werken. één kleur voor mijlpalen/keuzemomenten. Een andere kleur post-its gebruik je voor details, informatie, acties, gebeurtenissen, etc. Je kunt dan makkelijker schakelen tussen het grote geheel en details.

Het grootste voordeel van deze manier van werken vind ik dat samenwerken heel fijn gaat. Je werkt fysiek samen aan een tijdsplanning voor jullie project. Het is heel laagdrempelig om met elkaar aanpassingen te doen en het resultaat is heel tastbaar.

Het nadeel van deze manier is dat een flipover vel of whiteboard soms niet lang genoeg is om gedetailleerd genoeg te kunnen werken. Ik heb daarom ook wel eens een rol behangpapier (achterkant ;)) en een rol (dikker) inpakpapier opgehangen. Werkt prima en daarmee heb je ineens wat extra meters!

Een gewoon A4’tje

Gewoon met een A4’tje en een pen/stift kun je ook prima uit de voeten. Niet te ingewikkeld en geen tijd kwijt met techniek. Eerste schetsen van een visuele tijdsplanning maak ik bijna altijd met pen en papier. Eventueel gebruik ik mini post-its waarmee ik zelf nog wat kan ordenen en schuiven. Het grote voordeel van een gewoon A4’tje vind ik dat ik het eenvoudig en snel kan delen met collega’s of leidinggevenden. Met twee of drie samenwerken aan een visuele tijdsplanning kan ook prima met een gewoon A4’tje (of A3’tje). Ook is het makkelijk om feedback te verwerken.

Zelf een visuele tijdsplanning maken

Een visuele tijdsplanning kan ontzettend mooi, in een huisstijl en met prachtige tekeningen. Maar je kunt ook gewoon NU beginnen met een eenvoudige visuele tijdsplanning. Mooier betekent namelijk niet altijd beter. Door zelf een visuele tijdsplanning te maken bij je project, ervaar je hoe een visuele tijdsplanning jou helpt om overzicht te krijgen.

Proberen? In een half uurtje heb je een visuele tijdsplanning voor jouw project op papier staan!

• Neem een wit A4’tje (of A3’tje) trek een lijn. Is je project heel lang of zijn er veel details, dan kun je ook kiezen voor een kronkellijn over het papier. Kom je echt niet uit met je rechte lijn, plak dan 2 A4’tjes aan elkaar.

• Markeer het begin en eindpunt. Verdeel de tijd tussen begin en eindpunt in gelijke blokken door middel van kleine streepjes. Noteer bij elk streepje de week, maand of jaar.  

• Noteer dan eerste de belangrijkste mijlpalen, momenten, fases, etc op de juiste plek op de lijn.

• Weet je nog niet goed hoe je planning wordt? Gebruik dan (mini!) post-its per mijlpaal/gebeurtenis zodat je nog kunt schuiven op de tijdslijn tot je een kloppende planning hebt.

• Heb je de tijdsplanning helder? Je houdt makkelijker overzicht op verschillende niveaus door met kleuren te werken. Arceer belangrijke mijlpalen in één kleur en arceer specifieke acties en/of gebeurtenissen in een contrasterende kleur. Zo kun je makkelijker in en uitzoomen.

• Voeg eventueel symbolen toe aan je visuele tijdsplanning. Teken bijvoorbeeld een wegwijzertje bij keuzemomenten of vinkjes bij elke mijlpaal.

• Kies een collega, leg je tijdsplanning voor en verwerk de feedback die je krijgt.

Ik wens je veel succes met het maken van je visuele tijdsplanning en vooral veel plezier bij het gebruiken!