Single Blog Title

This is a single blog caption
Hoe Kom Je Tot Opzet Om Tot Betere Beslissingen Met Je Team Te Maken Visueel Template
26 feb 2021

Betere beslissingen maken met je team, hoe doe je dat?

Komen tot een goede beslissing samen met je team. Dat is best een uitdaging want hoe geef je gehoor aan ieders mening? In het overleg wordt het onderwerp misschien chaotisch besproken en wie het hards roept krijgt het meeste aandacht. Of je hebt juist een super eensgezind enthousiast team dat met veel goede oplossingen komt, maar jullie komen uiteindelijk niet tot vervolgactie omdat jullie blijven praten over de verschillende oplossingen. Ik had dat soort overleggen in overvloed en bleef vaak zitten met veel open eindjes of een onbestemd gevoel. Bovendien gaf het ook vaak ruis en onrust in het team want lang niet iedereen voelde zich gehoord. In dit artikel vertel ik je hoe ik dit ondertussen aanpak. Ik vertel je welke opzet ik kies voor een overleg zodat ik betere beslissingen maak met een team. Want nadenken over oplossingen is leuk, maar vervolgens niet of nauwelijks tot actie komen is gewoon frustrerend.

Betere beslissingen met je team opzet overleg en veel meningen

Wat heb je nodig om tot een beslissing te komen?

Om de juiste beslissing te kunnen nemen heb je in ieder geval de juiste informatie nodig. Daar is je besluit uiteindelijk op gebaseerd. Maar hoe krijg je die informatie op tafel? En hoe betrek je het team bij de afweging zonder ze te bedelven onder bergen tekst?

Het helpt mij als ik helder heb welke stappen ik moet nemen om tot het besluit te komen. Ik breng daarom vooraf een bepaalde structuur aan in het overleg. Ik kies duidelijke vragen en opdrachten die achtereenvolgens ruimte geven voor verkenning, het ontdekken van voorkeuren en het nemen van de uiteindelijke beslissing. Doordat ik precies weet welke stappen ik wil nemen in het proces heb ik tijdens het overleg alle aandacht voor de inhoud en alle input uit het team. Daardoor ontstaat er veel ruimte om te ‘freewheelen’ en om vrij over het onderwerp te praten.

De opzet die ik graag gebruik bestaat uit drie stappen:

  1. Ruimte voor verkenning en uitwaaieren
  2. Overzicht door clusteren en prioriteren
  3. Meningen uitspreken en beslissen

Visuele templates als houvast tijdens je overleg

Per onderdeel werk ik met visuele templates. Zo bouw ik als het ware een visueel stappenplan dat leidt tot het besluit. Wat ik zo fijn vind aan het werken met visuele templates is dat ze een hele tastbare structuur bieden. Daardoor hoef ik geen aandacht of energie te besteden aan het bepalen van de volgende stap tijdens het overleg. Omdat ook de rest van het team in beeld heeft wat er moet gebeuren op het visuele template kan ik veel gelijkwaardiger mee blijven denken en is er vrijwel meteen meer gedeelde verantwoordelijkheid. Ook kan ik de teamleden die snel af dwalen eenvoudig terug brengen bij de kernvraag. Dat alles geeft mij een gevoel van regie en grip op het overleg.

Beter beslissing nemen met team opzet overleg regie houden

Stap 1: Ruimte voor verkenning en uitwaaieren

Deze eerste stap gebruik ik om relevante informatie te verzamelen. Voor mij is het doel van deze stap om zoveel mogelijk ideeën, meningen en informatie over het probleem te delen met elkaar. Dat kan feitelijke informatie zijn uit een beleidsplan, maar ook associaties die teamleden hebben bij het probleem. Ik zorg er voor dat al deze informatie zoveel mogelijk visueel en tastbaar wordt. Bijvoorbeeld door een visuele brainstorm te doen met elkaar. Vraag de teamleden om elke reactie, idee of opmerking te noteren op een aparte post-it. Doordat je alle informatie tastbaar maakt, krijg je het beste in beeld waar jullie het precies over hebben. Het visuele template voor deze stap is niet zo ingewikkeld. Een flipover met een goede vraag er boven is genoeg. En een flinke stapel post-its natuurlijk! 😉

Betere beslissingen maken met team visueel template brainstorm

Stap 2: Overzicht door clusteren en prioriteren

Met alle informatie in beeld lijkt het misschien helemaal onmogelijk om een beslissing te nemen. Dit was voor mij in ieder geval altijd een enorme valkuil. Bij het ophalen van informatie verzandde ik al snel in eindeloze gesprekken over details en praktische bezwaren van de verschillende ideeën. Ik bleef met het team praten over alle ideeën die we bedacht hadden, zonder die tastbaar en concreet te maken. Vaak werd de uiteindelijke beslissing bepaald door het teamlid dat het hardste riep of de meeste verwarring veroorzaakte.

Wat ik merkte is dat door in de vorige stap alle input zichtbaar te maken je de tweede stap veel eenvoudiger kunt zetten. Je kunt dan namelijk letterlijk kijken naar de opbrengst. Het verschil met dit gesprek alleen via woord voeren is dat ik nu alle ideeën een plek kan geven. Dat betekent dat ik ook aandacht kan hebben voor de input van de collega die niet zo snel iets zegt. Eerst komt alles op papier te staan, daarna kan er verder gediscussieerd worden. Wat ik een groot voordeel vind, is dat je hiermee creëert dat iedereen (zoveel mogelijk) hetzelfde beeld heeft. Je kijkt letterlijk met elkaar naar hetzelfde plaatje. Bovendien vind ik het elke keer weer heerlijk dat ik alle aandacht kan gebruiken om te gaan clusteren en prioriteren in plaats van het ‘vasthouden’ van ideeën.

In dit voorbeeld gebruik ik een visueel template dat helpt om te prioriteren. De opdracht aan de deelnemers is om de ideeën uit de eerste stap te clusteren. De post-its waar vergelijkbare dingen op staan hang je bij elkaar. Daarmee kom je waarschijnlijk al tot een eerste versmalling. Tijd om het volgende visuele template te introduceren. In dit template ga je van elk (groepje van) idee(en) twee dingen beoordelen:

  1. Hoeveel moeite kost het om het idee uit te voeren?
  2. Hoeveel impact zal het uitvoeren van het idee hebben?

Samen met het team plaats je elk idee op de juiste plek in het visuele template: Het idee dat veel impact heeft en weinig moeite kost plaats je links boven. Een idee dat veel moeite kost en weinig impact heeft komt rechtsonder te hangen. Doe dit voor alle ideeën uit de eerste stap.

Opzet betere Beslissingen Nemen Visueel template impact moeite

Stap 3: Meningen uitspreken en beslissen

In dit gedeelte van het overleg ga je samen met het team de uiteindelijke beslissing nemen. (Hoe teken je het woord ‘besluit’ eigenlijk?) Mogelijk is er teambreed al een sterke voorkeur voor een bepaalde optie naar aanleiding van stap 2. Toch is het goed om deze stap te doen zodat iedereen de kans krijgt zich te laten horen. Óók de collega die zich wat meer op de achtergrond houdt of de collega die wat langer nadenkt.

Uitspreken van meningen kun je op ontzettend veel verschillende manieren doen. Ik vind ‘stip stemmen’ en hele eenvoudige en fijne vorm om inzicht te krijgen in de meningen van de verschillende teamleden. Dat werkt zo: Geef alle teamleden een stickertje of een (dikke) stift. Nodig alle teamleden uit om een stip of sticker te plaatsen bij de oplossing die zij het beste vinden. (Wanneer er veel oplossingen zijn waarop gestemd kan worden, kun je deelnemers ook 2 of 3 stemmen laten uitbrengen). Laat iedereen dit tegelijk doen, bij voorkeur in stilte. Nadat iedereen gestemd heeft heb je alle meningen overzichtelijk in beeld.

Opzet Einde Visuele Template Om Tot Betere Beslissingen Met Je Team Te Maken

Nodig mensen eventueel nog uit om hun stem toe te lichten maar maak die fase niet te lang. Ik sluit af met een korte samenvatting van het proces dat we zijn doorlopen. Dat gaat eenvoudig door elk visueel template nog een keer na te lopen en de belangrijkste conclusies van elk template te benoemen.

Sinds ik visuele templates ben gaan gebruiken ervaar ik zoveel meer regie, ruimte en betrokkenheid in overleg. Ik ben benieuwd waar jij tegen aan loopt als je beslissingen moet nemen met je team?

Lees meer

Visuele templates gebruiken, hoe doe je dat?
Sinds ik ontdekt heb hoe makkelijk en krachtig het is om met visuele …
Hoe teken je… Begin?
Je bent op zoek naar een symbool om een begin uit te drukken. …
Hoe teken je… Besluit?
Je bent op zoek naar een symbool om het woord besluit te tekenen. …

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.